Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van je relatie met ons verwerken wij onder meer:

• contactgegevens, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en adresgegevens;
• accountgegevens, zoals inloggegevens, rollen, rechten en klantnummer;
• factuur- en betaalgegevens, zoals factuurnummers, betaalstatussen, transactiereferenties en beperkte betaalmethodegegevens;
• gegevens over diensten, domeinnamen, hosting, abonnementen, projecten en supportverzoeken;
• communicatiegegevens, zoals e-mails, formulieren, ticketberichten en gespreksnotities;
• technische gegevens, zoals IP-adres, browser, apparaat, logbestanden, beveiligingsmeldingen en cookiegegevens;
• marketingvoorkeuren, zoals nieuwsbriefinschrijvingen of toestemming voor commerciële communicatie.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

• om offertes, overeenkomsten, bestellingen, abonnementen en support te kunnen uitvoeren;
• om facturen, betalingen, herinneringen, administraties en incasso’s te verwerken;
• om contact op te nemen over onze dienstverlening, beveiliging, storingen of wijzigingen;
• om onze website, klantomgeving, hostingdiensten en systemen veilig en betrouwbaar te houden;
• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale bewaarplichten;
• om onze dienstverlening te verbeteren en misbruik, fraude of beveiligingsincidenten te voorkomen;
• om marketing te sturen wanneer dat mag, bijvoorbeeld na toestemming of binnen een bestaande klantrelatie.

4. Op welke grondslagen verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang, toestemming of omdat dit nodig is om op jouw verzoek stappen te nemen voordat een overeenkomst wordt gesloten. Wanneer wij toestemming gebruiken, kun je die toestemming altijd intrekken.

5. Met wie delen wij gegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, administratie, beveiliging of wettelijke verplichtingen. Denk aan hostingproviders, e-maildiensten, betaalproviders zoals Stripe, boekhoud- en facturatiediensten zoals Moneybird, domeinregistrars, supporttools, bezorg- of communicatiediensten, professionele adviseurs en bevoegde overheidsinstanties. Met verwerkers sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij proberen persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te laten verwerken. Als een leverancier persoonsgegevens buiten de EER verwerkt, doen wij dat alleen wanneer daarvoor een passend beschermingsniveau geldt, bijvoorbeeld via een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of aanvullende waarborgen.

7. Hoe lang bewaren wij gegevens?

• administratieve en fiscale gegevens bewaren wij in beginsel 7 jaar;
• klant-, project-, hosting-, domein- en supportgegevens bewaren wij zolang dat nodig is voor de klantrelatie, dienstverlening, garantie, bewijspositie of beveiliging;
• technische logs bewaren wij zo kort mogelijk en meestal maximaal 12 maanden, tenzij langer nodig is voor onderzoek naar misbruik of beveiligingsincidenten;
• marketinggegevens bewaren wij totdat je je afmeldt of bezwaar maakt;
• gegevens die wij op basis van toestemming verwerken bewaren wij totdat je toestemming intrekt, tenzij een andere grondslag verdere bewaring vereist.

8. Cookies en vergelijkbare technieken

Wij gebruiken functionele cookies om de website en klantomgeving goed te laten werken. Analytische of marketingcookies gebruiken wij alleen wanneer dat wettelijk is toegestaan of wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven. Je kunt cookies verwijderen of blokkeren via je browserinstellingen; sommige functies kunnen dan minder goed werken.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen. Alleen medewerkers en leveranciers die gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden krijgen toegang. Bij een datalek handelen wij volgens de wettelijke meldplichten.

10. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en die rechtsgevolgen voor je hebben of je op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.

11. Jouw rechten

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te laten verwijderen, de verwerking te laten beperken, gegevens over te dragen, bezwaar te maken tegen verwerking en toestemming in te trekken. Stuur je verzoek naar [email protected]. Wij kunnen vragen om informatie waarmee wij je identiteit kunnen controleren. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, wetgeving of verwerkingen veranderen. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina.